CASE STUDY: Branża suplementów i produktów konopnych
Przedsiębiorstwo e-commerce oferujące suplementy diety, zdrową żywność oraz certyfikowane produkty konopne.
Profil Klienta
Branża i produkt: Przedsiębiorstwo e-commerce oferujące suplementy diety, zdrową żywność oraz certyfikowane produkty konopne.
Skala operacji: Klient realizuje duży wolumen sprzedażowy łączący rynek B2C oraz sieć B2B. W okresie niespełna 9 miesięcy (od końca października 2025 do początku lipca 2026 r.) organizacja przetworzyła ponad 120 tysięcy zamówień, generując obrót na poziomie ponad 56 mln PLN.
Charakterystyka zespołu klienta: Zespół klienta odznaczał się wysokimi kompetencjami technicznymi. Przedstawiciele firmy wykazali się dużą samodzielnością i proaktywnością, m.in. wspólnie z zespołem wdrożeniowym monitorując zadania i postępy prac.
Sytuacja przed wdrożeniem i wyzwania
Architektura systemowa: Centralnym systemem operacyjnym (OMS) przed migracją była platforma Apilo. We wcześniejszych etapach rozwoju klient korzystał również z rozwiązań BaseLinker. Sprzedaż hurtowa (B2B) była wpięta bezpośrednio do systemu ERP Subiekt z pominięciem OMS.
Rozproszenie operacyjne: Infrastruktura była mocno zdecentralizowana – klient obsługiwał dwie odrębne spółki, trzy sklepy internetowe, konto Allegro oraz całkowicie izolowany dział dystrybucji B2B.
Główna motywacja wdrożenia (Punkt krytyczny): Impulsem do zmiany były problemy ze stabilnością i skalowalnością poprzedniego środowiska. Jednym z czynników była również niekorzystna polityka kosztowa Apilo, wymagająca dodatkowych opłat abonamentowych za dostęp do podstawowych funkcji na stanowisku pakowania.
Kluczowe wymagania i integracje: Wymaganiem było uporządkowanie procesów firmowych poprzez włączenie działu B2B (obsługiwanego przez system Subiekt) do nowego, zintegrowanego silnika OMS.
Wyzwania procesowe i komunikacyjne: Stworzenie spójnej logiki operacyjnej, bez możliwości wyeksportowania schematów ze starego systemu. Złożonością wyróżniało się odwrócone flow dla sektora B2B – to zewnętrzny integrator tworzył zamówienia w Subiekcie, a OMS musiał je z niego pobierać.
Ryzyko ciągłości działania: Jedyną obawą po stronie klienta było potencjalne ryzyko zbytniego wydłużenia się harmonogramu wdrożeniowego.
Przebieg wdrożenia i rozwiązania techniczne
Ramy czasowe projektu: Zespół wdrożeniowy zamknął kompleksowy proces dla dwóch spółek w 60 dni.
Konsolidacja infrastruktury: Rozproszone strumienie dystrybucyjne zostały pomyślnie zmigrowane, a oderwany dotychczas dział hurtowy w pełni zintegrowano na poziomie nadrzędnego OMS.
Obsługa zaawansowanej logiki i procesów specyficznych: Zespół z powodzeniem wdrożył architekturę pobierania zamówień z bazy Subiekt dla gałęzi B2B, opierając ją o współpracę z zewnętrznym integratorem klienta.
Dostosowanie wydajności i automatyzacji: Logika systemu została stworzona od zera, z wykorzystaniem sprawdzonych praktyk i rozwiązań wydajnościowych.
Standard systemu (Brak długu technologicznego): Obsłużono wszystko standardowymi narzędziami nowej platformy. Nie było konieczności używania zewnętrznych narzędzi z dodatkowymi abonamentami.
Współpraca przy testach: Testy środowiskowe przebiegały sprawnie dzięki regularnej komunikacji z klientem. Transparentność postępów ułatwiła realizację prac zgodnie z zakładanym harmonogramem.
Kluczowe wyniki, stabilizacja i potencjał wzrostu
Przebieg uruchomienia produkcyjnego (Go-Live): Procedura Go-Live przebiegła bez przerw w pracy magazynu (Zero Downtime). Stała łączność telefoniczna z liderami zmian pozwalała na usuwanie problemów na bieżąco, co uchroniło ciągłość procesów wysyłkowych.
Optymalizacja kosztów operacyjnych: Migracja zredukowała stałe koszty wynikające z wtyczek i dodatków narzucanych przez poprzednie środowisko.
Zdjęcie barier i potencjał rozwoju r-r: Uporządkowanie wyizolowanego wcześniej środowiska B2B i połączenie go z e-commercem stworzyło stabilny system sprzedaży. Osiągnięcie ponad 56 mln PLN obrotu na bazie ponad 120 tysięcy zrealizowanych zamówień dowodzi wysokiej wydajności nowej infrastruktury. Optymalizacja kosztów wspiera stabilne wzrosty rok do roku (r-r).
Ocena współpracy i relacje: Kadra klienta oceniła proces jako bardzo profesjonalny. Zespół wdrożeniowy uznał tego kontrahenta za jednego z najlepiej zorganizowanych partnerów podczas cyklu wdrożeniowego.
