CASE STUDY: Branża kawy speciality
Klient obsługuje bardzo duży wolumen zamówień B2C i B2B. W okresie zaledwie 4 miesięcy (od kwietnia do lipca 2026 r.) przedsiębiorstwo zrealizowało 7330 zamówień, generując łączny obrót na poziomie przekraczającym 3,15 mln PLN.
Profil Klienta
Branża i produkt: Przedsiębiorstwo e-commerce (palarnia kawy speciality) specjalizujące się w dystrybucji wysokiej jakości ziaren, herbat oraz akcesoriów.
Skala operacji: Klient obsługuje bardzo duży wolumen zamówień B2C i B2B. W okresie zaledwie 4 miesięcy (od kwietnia do lipca 2026 r.) przedsiębiorstwo zrealizowało 7330 zamówień, generując łączny obrót na poziomie przekraczającym 3,15 mln PLN.
Wartość klienta: Dynamicznie rozwijający się, rozpoznawalny gracz na rynku, z którym prace prowadzone były bezpośrednio na szczeblu właścicielskim.
Charakterystyka zespołu klienta: Zespół charakteryzował się wzorową responsywnością – odpowiedzi oraz feedback testowy spływały jeszcze tego samego dnia. Klient wysoce samodzielnie przetestował nową architekturę z góry na dół i dostarczył zespołowi wdrożeniowemu precyzyjną listę uwag, co znakomicie usprawniło proces.
Sytuacja przed wdrożeniem i wyzwania
Architektura systemowa: Klient opierał swoją sprzedaż na platformie WooCommerce, wykorzystując zewnętrzną wtyczkę do obsługi zamówień subskrypcyjnych. Funkcję centralnego systemu OMS pełnił dotychczas BaseLinker.
Rozproszenie operacyjne: Zintegrowany ekosystem skupiony wokół głównego kanału sprzedaży, wymagający jednak obsługi niestandardowych strumieni zamówień cyklicznych.
Główna motywacja wdrożenia (Punkt krytyczny): Optymalizacja rosnących kosztów utrzymania dotychczasowego systemu OMS (TCO).
Kluczowe wymagania i integracje: Priorytetem było przeniesienie logiki sprzedażowej w skali 1:1. Ponadto klient zgłosił zapotrzebowanie na integrację kurierską z UPS, która została zaplanowana na późniejszy termin, nie blokując startu produkcyjnego.
Wyzwania procesowe i komunikacyjne: Fundamentalnym wymogiem było odtworzenie zaawansowanego filtrowania zamówień bazującego na atrybutach z WooCommerce, którego domyślnie brakowało w nowym silniku.
Ryzyko ciągłości działania: Zagwarantowanie bezpiecznej migracji z BaseLinkera bez zatrzymywania ciągłości pracy palarni.
Przebieg wdrożenia i rozwiązania techniczne
Ramy czasowe projektu: Projekt został zrealizowany niezwykle dynamicznie, zamykając się w czasie zaledwie kilkunastu dni roboczych.
Konsolidacja infrastruktury: Z powodzeniem odtworzono dotychczasowe środowisko z BaseLinkera, mapując konfigurację całkowicie w modelu 1:1.
Obsługa zaawansowanej logiki i procesów specyficznych: Architekci zastosowali elastyczne "drutowanie" (obejście techniczne) dla zaawansowanych filtrów klienta. Ponieważ brakowało natywnego modułu wyszukiwarki dla atrybutów WooCommerce, wartości te zmapowano i wrzucono do dodatkowego pola w zamówieniu, na podstawie którego zrealizowano bezbłędne filtrowanie.
Dostosowanie wydajności i automatyzacji: Odtworzono w pełni wydajny model operacyjny na nowej infrastrukturze, odpowiadając na wszystkie zgłoszenia z listy błędów przygotowanej przez klienta przed startem.
Standard systemu (Brak długu technologicznego): Wykorzystane obejścia dla filtrowania oparto na konfigurowalnych polach dodatkowych, dzięki czemu nie zaciągnięto długu technologicznego przed planowanym wypuszczeniem docelowej funkcjonalności systemowej.
Współpraca przy testach: Testy środowiskowe przebiegały w modelu pętli błyskawicznego sprzężenia zwrotnego. Zespół naprawiał usterki na bieżąco, a klient płynnie walidował poprawki.
Kluczowe wyniki, stabilizacja i potencjał wzrostu
Przebieg uruchomienia produkcyjnego (Go-Live): Procedura Go-Live zapewniła standard Zero Downtime. Zrealizowano transfer aktywnych zamówień do wybranego statusu, wyłączono synchronizację kanałów w BaseLinkerze i wpięto je w nową architekturę. Błędy z fazy Post-Live dotyczyły jedynie konieczności dogrania wyjątków dla niestandardowej wtyczki subskrypcyjnej, co poprawiono od ręki.
Optymalizacja kosztów operacyjnych: Zrealizowano priorytet biznesowy w postaci uwolnienia firmy od niekorzystnego modelu rozliczeń dotychczasowego dostawcy OMS.
Zdjęcie barier i potencjał rozwoju r-r: Brak opłat naliczanych od ilości przetwarzanych zamówień stanowi mocny fundament do generowania wzrostów r-r. Przetworzenie przeszło 3,15 mln PLN w 4 miesiące dowodzi doskonałej odporności nowej infrastruktury na obciążenia sprzedażowe.
Ocena współpracy i relacje: W zewnętrznych ankietach badających satysfakcję wdrożeniową klient przyznał zespołowi najwyższe możliwe noty.
