Jak Kastor obniżył koszty systemu zarządzania zamówieniami czterokrotnie po zmianie dostawcy

W skrócie

• Koszty niższe czterokrotnie: zamiast rozliczenia uzależnionego od wartości sprzedaży firma płaci stały abonament, czterokrotnie niższy od dotychczasowych opłat.
• Szybki dostęp do archiwum: wyszukiwanie starych zamówień działa tak samo szybko jak bieżących, co oszczędza zespołowi ponad godzinę pracy tygodniowo.
• Odwzorowanie akcji automatycznych: rozbudowaną logikę obsługi zamówień z trzech kont Allegro odtworzono w całości na standardowych funkcjach platformy.
• Bez przerwy w sprzedaży: przełączenie na nowy system nie wymagało zatrzymania pracy magazynu.

Klient i środowisko sprzedażowe

Kastor to przedsiębiorstwo e-commerce oferujące specjalistyczny asortyment z zakresu pneumatyki, części samochodowych, narzędzi warsztatowych oraz akcesoriów do kompresorów.

Sprzedaż prowadzona jest w modelu wielokanałowym, a obsługę zamówień z trzech kont Allegro firma scentralizowała w SellRocket. Skala operacyjna wymaga od systemu pełnej stabilności.

Model rozliczeń, który wymusił decyzję 

Przed migracją do SellRocket wszystkie operacje sprzedażowe zarządzane były z poziomu innego systemu zarządzania zamówieniami. Kastor rozliczał się w modelu, w którym opłata była powiązana z wartością realizowanych zamówień. Przy rosnącym obrocie koszty utrzymania oprogramowania stały się zbyt wysokie. 

Firma szukała alternatywy, która obniży koszty przy zachowaniu dotychczasowego poziomu obsługi. Pod uwagę brano także inne platformy, jednak interfejs i logika pracy w SellRocket okazały się najbliższe temu, co zespół znał.

Odtworzenie akcji automatycznych

Przeniesienie środowiska wymagało odtworzenia rozbudowanego zestawu akcji automatycznych obsługujących zamówienia z trzech kont Allegro. Główną obawą firmy było to, czy zespół poradzi sobie z nową obsługą oraz czy integracje, wystawianie faktur i synchronizacja z Allegro zadziałają poprawnie. 

Wdrożenie przebiegło sprawnie dzięki bezpośredniej komunikacji, wątpliwości zgłaszane przez WhatsApp rozwiązywano na bieżąco. Po uruchomieniu pojawiły się drobne poprawki w akcjach odpowiadających za wydruki, bo część warunków dotyczących sposobów dostawy miała w nowym systemie inne nazwy. Zgłoszenia były domykane tego samego dnia i nie wpłynęły na bieżącą pracę.

„Największymi obawami było to, że moglibyśmy sobie nie poradzić z obsługą, co zostało rozwiane tym, że system jest bardzo podobny do innych. Sprawdzaliśmy też dwie inne platformy, ale tamte były totalnie nie dla nas. Druga rzecz: czy akcje automatyczne i połączenie z Allegro będą działać. Mieliśmy ich dużo, bo sprzedaż mamy polską i zagraniczną i to działa. Faktury się wysyłają, kontrola jest taka, jak trzeba.” – Marek Kapusta, kierownik sprzedaży, Kastor

‍

Co się zmieniło po migracji

Przełączenie systemów odbyło się bez zatrzymywania pracy magazynu. Zmiana systemu przyniosła korzyści w dwóch obszarach: 

• Koszty niższe czterokrotnie: rozliczenie zależne od wartości sprzedaży zastąpił stały abonament, czterokrotnie niższy od dotychczasowych opłat. Rosnąca sprzedaż nie podnosi już kosztu obsługi systemu. .
• Szybsze archiwum i szybsza obsługa kupujących: w poprzednim systemie wyszukiwanie zamówień starszych niż trzy miesiące wieszało panel i trzeba było powtarzać operację. W SellRocket archiwum działa tak samo szybko jak zamówienia bieżące, więc pracownik od razu udziela kupującemu informacji o gwarancji czy historii transakcji. W skali tygodnia oszczędza to zespołowi ponad godzinę pracy.

„W 99% system działa jeden do jednego, ale archiwum działa u Was zdecydowanie lepiej. Wcześniej dostać się do zamówienia po trzech miesiącach to była udręka, panel zazwyczaj się wieszał, a potem trzeba było w drugiej zakładce zrobić to jeszcze raz. To jest dramat. U Was te zamówienia wchodzą momentalnie. W skali tygodnia zaoszczędza nam to ponad godzinę pracy w zespole, no i nerwy.” – Marek Kapusta, kierownik sprzedaży, Kastor

Podsumowanie klienta

„Nie odeszliśmy z poprzedniego systemu dlatego, że był zły, tylko dlatego, że był za drogi na to, co wykorzystywaliśmy. W SellRocket dostaliśmy dokładnie to, czego oczekiwaliśmy - obsługę zamówień na tym samym poziomie, przy czterokrotnie niższym koszcie.” – Marek Kapusta, kierownik sprzedaży, Kastor

‍

Rozważasz zmianę systemu?

Podczas bezpłatnego audytu migracji analizujemy obecną konfigurację, szacujemy czas przeniesienia i przedstawiamy koszt systemu przy Twojej skali sprzedaży.
Umów bezpłatny audyt.

‍

‍