Jak Tribecco obniżyło koszty systemu zarządzania zamówieniami o 50% i zautomatyzowało obsługę wielopaków

Branża: e-commerce, akcesoria metalowe i place zabaw · Wdrożenie: kwiecień 2025 · Czas migracji: 55 dni · Przerwa w sprzedaży: brak

‍

W skrócie

• Koszty niższe o 50%: zamiast rosnących opłat u poprzedniego dostawcy (Base), firma zyskała przewidywalne koszty stałe, niezależne od pików sprzedażowych.
• Obsługa wielopaków: system rozbija pakiety na pojedyncze sztuki przed przekazaniem do Subiekta, dzięki czemu stany magazynowe i kwoty na dokumentach się zgadzają. 
• Sprzedaż wielokanałowa: zamówienia z własnego sklepu, Allegro, Kauflanda i rynków Amazona spływają do jednego panelu. 
• Bez przerwy w sprzedaży: przełączenie na nowy system nie wymagało wstrzymania sprzedaży ani wysyłek. 

‍

Klient i środowisko sprzedażowe

Tribecco to uznany polski producent i dystrybutor profesjonalnych akcesoriów metalowych, elementów łącznych do drewna oraz rozbudowanego asortymentu przeznaczonego na przydomowe place zabaw. Marka opiera się na wielopokoleniowej, rodzinnej tradycji obróbki stali, którą obecnie z sukcesem rozwijają Magdalena i Maciej Kozłowscy. Od lat łączą oni pasję do procesów produkcyjnych z nowoczesnym podejściem do handlu, dzięki czemu Tribecco stało się marką rozpoznawalną i cenioną nie tylko na rodzimym rynku, ale również w całej Europie. Firma obsługuje zarówno sektor hurtowy (B2B), jak i detaliczny (B2C). 

Codzienna sprzedaż opiera się na własnym sklepie internetowym oraz ugruntowanej pozycji na platformach marketplace: Allegro, Kaufland i zagranicznych oddziałach Amazona. Rolę centralnego oprogramowania księgowo-magazynowego (ERP) pełni Subiekt. Znaczną część obrotu Tribecco stanowi sprzedaż ilościowa w tzw. wielopakach. Wymaga to od systemu zarządzania sprzedażą poprawnej konwersji takich zamówień przed przekazaniem ich do ERP. 

Cennik i wsparcie, które wymusiły decyzję

Początkowo Tribecco zarządzało procesami e-commerce za pomocą platformy Base (wcześniej BaseLinker). Bezpośrednim powodem poszukiwania nowego rozwiązania była zmiana polityki cenowej dotychczasowego dostawcy. Narzucony model rozliczeń, oparty o prowizyjny plan Enterprise, oznaczał, że wraz ze wzrostem obrotów i ekspansją na rynki zagraniczne koszt systemu rósł razem ze sprzedażą. 

Firma wdrożyła i testowała alternatywne rozwiązanie innego dostawcy, ale okazało się, że nie spełnia oczekiwań operacyjnych, a wsparcie techniczne reaguje wolniej, niż wymagała tego skala działalności. Tribecco szukało dostawcy, który ustabilizuje koszty i przeprowadzi przeniesienie środowiska zintegrowanego z Subiektem. Wybór padł na SellRocket. 

„Pracowaliśmy na starym systemie, ale zmiana cennika Base zmusiła nas do szukania alternatywy. Przeszliśmy na chwilę do innego dostawcy, jednak tamto rozwiązanie nie spełniało w pełni naszych oczekiwań, zwłaszcza w kwestii supportu. Z SellRocket współpraca wyglądała bardzo dobrze od samego początku – nasz opiekun wdrożenia, Kuba, nie zostawił nas z problemami, sprawnie przeprowadził trudną migrację i cały czas służył bezpośrednią pomocą na tym decydującym etapie.” 

– Milena Kopeć, doradca klienta, Tribecco

Wyzwanie: rozbijanie zestawów w relacji z ERP

Znaczną część sprzedaży Tribecco stanowią produkty oferowane w wielopakach. Kotwa metalowa sprzedawana pojedynczo w sklepie trafia na Amazona jako komplet dziesięciu sztuk, bo w takiej formie sprzedaje się lepiej. Do Subiekta musi jednak wrócić jako dziesięć pojedynczych indeksów, inaczej rozjadą się stany magazynowe, a kwoty na fakturach przestaną się zgadzać. To była główna obawa firmy przed zmianą systemu.

„Największym wyzwaniem było rozbijanie zestawów. Mamy sprzedaż ilościową i wiele produktów funkcjonuje na aukcjach jako wielopaki. Baliśmy się, czy przy połączeniu z Subiektem nowy system poprawnie rozbije te zbiory na sztuki i czy kwoty na dokumentach się nie rozjadą.” 

– Milena Kopeć, doradca klienta, Tribecco

55 dni od decyzji do go-live

‍

Migracja środowiska zajęła 55 dni. Konfigurację odwzorowano 1:1 względem starego systemu, a podobieństwo interfejsów sprawiło, że zespół nie musiał uczyć się pracy od nowa, przejście było głównie kwestią przyzwyczajenia, nie przeszkolenia.

Najwięcej pracy pochłonęło dopracowanie rozbijania zestawów. Pierwsze konfiguracje wymagały korekt, a testy prowadzono na realnych zamówieniach, aż dokumenty w Subiekcie zgadzały się co do sztuki i kwoty. Osobnym tematem była sprzedaż na kilku rynkach Amazona, gdzie kategorie krajów docelowych musiały być poprawnie rozpoznawane po stronie ERP.

Docelowa konfiguracja rozbija wielopaki na pojedyncze indeksy już na etapie pobierania zamówień, przed przekazaniem ich do ERP. Kupujący widzi komplet, Subiekt otrzymuje sztuki.

Przez cały etap migracji Tribecco miało do dyspozycji dedykowanego opiekuna wdrożenia, który prowadził konfigurację i pozostawał w bezpośrednim kontakcie z zespołem.

Samo przełączenie na nowy system przeprowadzono bez wstrzymywania sprzedaży. Zamówienia ze sklepu i kanałów marketplace spływały i były realizowane normalnie.

‍

Co się zmieniło po migracji

Migracja ustabilizowała koszty i zmieniła kilka rzeczy w codziennej pracy zespołu:

• Koszty niższe o 50%: zamiast opłat prowizyjnych zależnych od obrotu firma płaci stałą stawkę licencyjną. Rosnąca sprzedaż nie podnosi kosztu obsługi systemu, a im wyższy obrót, tym większa różnica względem modelu prowizyjnego. 
• Opieka na etapie migracji: przez cały czas przenoszenia środowiska Tribecco pracowało z dedykowanym opiekunem wdrożenia, który prowadził konfigurację i rozwiązywał problemy pojawiające się po drodze.
• Wsparcie w codziennej pracy: bieżące sprawy zespół zgłasza przez centrum zgłoszeń w panelu SellRocket i otrzymuje odpowiedź bez potrzeby szukania kontaktu poza systemem.
• Sprzedaż na rynkach zagranicznych: zamówienia z rynków Amazona i z Kauflanda trafiają do panelu centralnego z poprawną kategoryzacją kraju docelowego i waluty. 

‍

Kolejny etap

Współpraca nie zakończyła się na uruchomieniu systemu. Tribecco planuje wejście na kolejne rynki i wspólnie z zespołem SellRocket pracuje nad usprawnieniami w obsłudze zwrotów na Amazonie.

‍

Podsumowanie klienta

‍

„Do zmiany systemu skłonił nas cennik poprzedniego dostawcy. Wcześniej testowaliśmy inne rozwiązanie, które się nie sprawdziło, więc do kolejnej migracji podchodziliśmy ostrożnie. Przełączenie odbyło się bez wstrzymywania sprzedaży, a dziś płacimy stałą kwotę i wiemy, że wyższa sprzedaż nie oznacza wyższego rachunku za system.”

– Magdalena Kozłowska, Chief Financial Officer, Tribecco

‍

Rozważasz zmianę systemu?

Podczas bezpłatnego audytu migracji analizujemy obecną konfigurację, szacujemy czas przeniesienia i przedstawiamy koszt systemu przy Twojej skali sprzedaży.

Umów bezpłatny audyt.

‍