FIFO – co to jest? Dwa znaczenia FIFO w magazynie e-commerce

‍

Skrót FIFO pojawia się w logistyce, magazynach i e-commerce bardzo często. Problem w tym, że nie zawsze oznacza dokładnie to samo.

Najczęściej FIFO tłumaczy się jako First In, First Out, czyli pierwsze weszło, pierwsze wyszło. To poprawna definicja, ale w praktyce można ją rozumieć na co najmniej dwa sposoby:

• jako zasadę rotacji towaru,
• albo jako zasadę kolejności obsługi zamówień.

I właśnie to rozróżnienie jest ważne. Bo choć oba podejścia brzmią podobnie, rozwiązują zupełnie inne problemy.

Co to jest FIFO?

FIFO to zasada, według której element, który pojawił się wcześniej, powinien zostać obsłużony wcześniej.

Na poziomie ogólnym brzmi to bardzo prosto. W praktyce jednak trzeba od razu doprecyzować:
co dokładnie „weszło” i co dokładnie „wyszło”?

Bo w jednej firmie FIFO będzie dotyczyć partii towaru, a w innej kolejki zamówień do realizacji.

Dlatego samo hasło „pracujemy w FIFO” bywa zbyt ogólne.

FIFO jako zasada obsługi towaru - znaczenie #1

Pierwsze znaczenie FIFO dotyczy zapasu.

Tutaj FIFO oznacza, że towar przyjęty wcześniej powinien zostać wydany wcześniej niż towar z nowszej dostawy. Chodzi więc o kolejność schodzenia partii produktu z magazynu.

Przykład

Do magazynu trafiają dwie dostawy tego samego produktu:

• partia A przyjęta 2 kwietnia,
• partia B przyjęta 10 kwietnia.

Jeśli magazyn działa według FIFO dla towaru, to przy kompletacji najpierw powinien schodzić towar z partii A, a dopiero potem z partii B.

To podejście ma sens szczególnie wtedy, gdy:

• produkt ma termin ważności,
• produkt starzeje się lub traci wartość,
• firma chce ograniczać zaleganie starszego zapasu,
• ważna jest kontrola partii i porządku magazynowego.

W tym ujęciu FIFO mówi więc o tym, który towar wydać pierwszy.

FIFO jako zasada obsługi zamówień - znaczenie #2

Drugie znaczenie FIFO dotyczy nie towaru, ale kolejki pracy.

Tutaj FIFO oznacza, że zamówienie, które wpłynęło wcześniej, powinno zostać obsłużone wcześniej niż zamówienie, które wpłynęło później.

Przykład

Do systemu wpadają trzy zamówienia:

• zamówienie Z1 o 10:00,
• zamówienie Z2 o 10:04,
• zamówienie Z3 o 10:09.

Jeśli magazyn lub zespół realizacji działa według FIFO dla zamówień, to naturalna kolejność obsługi będzie taka:

• najpierw Z1,
• potem Z2,
• potem Z3.

To jest już zupełnie inny problem niż rotacja zapasu. Nie chodzi o to, którą partię produktu wydać, tylko które zamówienie wziąć do pracy jako pierwsze.

W tym ujęciu FIFO mówi więc o tym, które zlecenie obsłużyć pierwsze.

Dlaczego te dwa znaczenia FIFO łatwo pomylić?

Bo w obu przypadkach pojawia się podobna logika:
to, co było wcześniej, powinno być wcześniej obsłużone.

Ale mimo podobnego brzmienia są to dwa różne mechanizmy.

FIFO dla towaru odpowiada na pytanie:

Która partia produktu powinna zejść pierwsza?

FIFO dla zamówień odpowiada na pytanie:

Które zamówienie powinno trafić pierwsze do realizacji?

To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne, bo można mieć sytuację, w której:

• zamówienia są realizowane zgodnie z kolejnością wpływu,
• ale towar nie schodzi zgodnie z rotacją FIFO,

albo odwrotnie:

• towar schodzi poprawnie według FIFO,
• ale zamówienia nie są realizowane w kolejności przyjęcia.

Przykład z magazynu e-commerce

Załóżmy, że magazyn obsługuje sklep internetowy.

W systemie są dwa różne produkty i kilka zamówień. Dodatkowo część towaru pochodzi ze starszej dostawy, a część z nowszej.

W takim środowisku można jednocześnie mówić o dwóch poziomach decyzji:

Poziom 1: które zamówienie obsłużyć najpierw?

To jest FIFO dla kolejki zamówień.

Poziom 2: z której partii pobrać produkt do tego zamówienia?

To jest FIFO dla zapasu.

To nie musi iść w parze.

Magazyn może najpierw wziąć do pracy najstarsze zamówienie, ale w środku tego procesu pobrać nowszą partię towaru.
Może też pobierać najstarszą partię produktu, ale same zamówienia układać według innej logiki niż kolejność wpływu.

Czy jedno z tych znaczeń jest „prawdziwym” FIFO?

Tak naprawdę oba są poprawne, ale działają w innym kontekście.

Jeżeli mówimy o magazynie i zapasie, FIFO najczęściej oznacza rotację towaru.
Jeżeli mówimy o przepływie pracy, kolejce operacyjnej albo realizacji zleceń, FIFO często oznacza kolejność obsługi zamówień.

Dlatego w każdej rozmowie o FIFO warto doprecyzować, o czym dokładnie mówimy.

Które znaczenie FIFO jest ważniejsze w e-commerce?

W e-commerce oba mogą być ważne, ale nie zawsze w tym samym stopniu.

• Przy produktach z datą ważności, partiach i ryzyku przeterminowania ważniejsze może być FIFO dla zapasu.
• Przy dużym wolumenie operacji, pikach sprzedaży i ograniczonej przepustowości magazynu kluczowe staje się FIFO dla kolejki zamówień.

I właśnie tu zaczyna się ciekawszy temat.

Bo FIFO jako zasada kolejności obsługi zamówień brzmi intuicyjnie i uczciwie. Skoro zamówienie wpłynęło wcześniej, to może wydawać się oczywiste, że powinno być zrealizowane wcześniej.

Tylko że w realnym magazynie e-commerce taka logika nie zawsze daje najlepszy wynik.

FIFO dla zamówień nie zawsze oznacza najlepszą decyzję

‍

W teorii kolejność wpływu wygląda sensownie. W praktyce magazyn działa pod ograniczeniami:

• różne zamówienia mają różną liczbę pozycji,
• część zamówień jest prostsza, część bardziej złożona,
• niektóre mają pilniejsze terminy wysyłki,
• część blokuje kompletację bardziej niż inne,
• układ kolejki wpływa na obciążenie ludzi i przebieg pracy w strefach magazynowych.

To oznacza, że ścisłe FIFO dla zamówień może czasem:

• spowalniać przepływ,
• pogarszać wykorzystanie zasobów,
• wydłużać czas realizacji części zamówień,
• obniżać ogólną sprawność magazynu.

Czyli zasada, która na pierwszy rzut oka wydaje się najprostsza i najbardziej uporządkowana, nie zawsze okazuje się najlepsza operacyjnie.

Co dalej?

Jeśli interesuje Cię FIFO jako sposób rotacji towaru, zwykle warto zacząć od analizy partii, dat, układu magazynu i reguł pobrań.

Jeśli jednak interesuje Cię FIFO jako sposób ustawiania kolejki zamówień do realizacji, temat robi się bardziej złożony. Wtedy pytanie nie brzmi już tylko:

„czy obsługujemy zamówienia w kolejności wpływu?”

ale raczej:

„czy taka kolejność naprawdę poprawia wynik magazynu?”

I to właśnie warto sprawdzić osobno.

W kolejnym artykule pokażemy, dlaczego FIFO jako zasada obsługi kolejności zamówień nie zawsze jest dobrą decyzją w magazynie e-commerce i w jakich sytuacjach lepsze efekty daje inne podejście do kolejki pracy.

‍