CASE STUDY: Branża elektroniki użytkowej i IT

Profil Klienta

Branża i produkt

Przedsiębiorstwo e-commerce (Premium Factory Outlet) specjalizujące się w dystrybucji sprzętu IT, w tym laptopów, komputerów stacjonarnych oraz stacji roboczych klasy premium.

Skala operacji: Klient prowadzi wielokanałową sprzedaż w oparciu o platformę Allegro, Empik oraz dedykowany sklep na silniku IdoSell. Dystrybucja obejmuje rynek polski oraz rynki zagraniczne (m.in. Czechy i Słowacja). Skala sprzedaży jest bardzo wysoka – w analizowanym okresie zaledwie 10 miesięcy (od października 2025 do lipca 2026) firma wygenerowała ponad 34,8 mln PLN obrotu, pomyślnie procesując ponad 17 tysięcy zamówień.

Wartość klienta: Zaawansowany gracz rynkowy rangi Enterprise, posiadający rozbudowaną strukturę składającą się z wielu oddzielnych spółek.

Charakterystyka zespołu klienta: Zespół odznaczał się wybitnymi kompetencjami technicznymi. Klient z łatwością adaptował się do wymogów wdrożeniowych, precyzyjnie przekazując informacje, co pozwalało inżynierom na błyskawiczne budowanie przejrzystych diagramów statusowych z uwzględnieniem logiki akcji.

Sytuacja przed wdrożeniem i wyzwania

Architektura systemowa: Przed migracją organizacja opierała swoje operacje logistyczne i systemowe na środowisku BaseLinker.

Rozproszenie operacyjne: Infrastruktura charakteryzowała się wąskim gardłem – klient obsługiwał dwie całkowicie oddzielne spółki w ramach zaledwie jednej instancji (konta) systemu BaseLinker.

Główna motywacja wdrożenia (Punkt krytyczny): Pierwotną motywacją biznesową była optymalizacja kosztów operacyjnych TCO poprzez przejście na plan klasy Enterprise. Dodatkowo klient traktował migrację jako bezpośrednią szansę na zmodernizowanie i całkowitą przebudowę dotychczasowych, niewydajnych procesów.

Kluczowe wymagania i integracje: Fundamentalnym celem było poprawne spięcie skomplikowanego routingu zamówień z systemami klasy ERP.

Wyzwania procesowe i komunikacyjne: Flow biznesowe klienta było ekstremalnie skomplikowane. To samo zamówienie musiało być wielokrotnie przetwarzane przez system, wysyłane do różnych systemów ERP oraz przyjmować innych kontrahentów (np. hurtownia) w zależności od źródła spływu i docelowej spółki operacyjnej. Ze względu na zawiłość procesów, komunikacja asynchroniczna powodowała błędy, co wymusiło przejście na intensywne ustalenia telefoniczne.

Ryzyko ciągłości działania: Istniało olbrzymie ryzyko nieprawidłowego mapowania i przypisywania kontrahentów ERP w nowej, rozbitej architekturze podczas startu środowiska produkcyjnego.

Przebieg wdrożenia i rozwiązania techniczne

Ramy czasowe projektu: Projekt został zrealizowany w bardzo sprawnym tempie 27 dni , co w pełni zaspokoiło wymogi klienta dotyczące zamknięcia prac w ciągu miesiąca.

Konsolidacja infrastruktury: Zoptymalizowano architekturę i zlikwidowano wąskie gardło z BaseLinkera, rozbijając środowisko na dedykowane, osobne instancje dla każdej ze spółek. W trakcie implementacji do architektury pomyślnie dopięto kolejną, trzecią spółkę , a docelowo w planach jest już integracja czwartego podmiotu.

Obsługa zaawansowanej logiki i procesów specyficznych: Wdrożono zaawansowaną logikę systemową przypisywania zamówień do dedykowanych stanowisk pakowych. System zapamiętuje status konkretnego stanowiska i na tej podstawie precyzyjnie routuje paczkę do odpowiedniego cyklu sortowania, co pozwala klientowi na dokładne monitorowanie wydajności pracowników magazynu.

Dostosowanie wydajności i automatyzacji: Odtworzenie wysoce skomplikowanego flow dla systemów ERP odbyło się w oparciu o kooperacyjną metodę prób i błędów w fazie analitycznej. Zrozumienie ze strony klienta pozwoliło na idealne dopracowanie automatyzacji rutujących do ERP bez spowalniania projektu.

Standard systemu (Brak długu technologicznego): Zdecydowana większość mechanizmów została zrealizowana w oparciu o standardowe moduły bez customowych skryptów. Wyjątkiem, który wymagał zaawansowanego modelowania akcji we współpracy z zespołem eksperckim, było opisane wyżej rozwiązanie dedykowane dla stanowisk pakowych.

Współpraca przy testach: Klient testował procesy w ścisłej korelacji z wdrożeniowcem, co uchroniło środowisko docelowe przed pomyłkami produkcyjnymi.

Kluczowe wyniki, stabilizacja i potencjał wzrostu

Przebieg uruchomienia produkcyjnego (Go-Live): Start operacyjny (Go-Live) przebiegł błyskawicznie i zamknął się w ciągu zaledwie jednego dnia w pełni zachowując standard Zero Downtime. Przeprowadzono transfer wiedzy dla jednej wyznaczonej osoby z ramienia klienta, która bezbłędnie zaimplementowała nowe procesy i przeszkoliła zespół w organizacji.

Optymalizacja kosztów operacyjnych: Klient osiągnął założony cel ekonomiczny, optymalizując koszty licencyjne dzięki przejściu na model Enterprise u nowego dostawcy OMS.

Zdjęcie barier i potencjał rozwoju r-r: Stworzenie wysoce skalowalnej, wielopodmiotowej infrastruktury obaliło techniczne ściany w organizacji. Elastyczność architektury umożliwiła spięcie nowej spółki w locie jeszcze na etapie wdrożenia, przygotowując bazę pod kolejny podmiot. Bezproblemowe obsłużenie sprzedaży na poziomie ponad 34,8 mln PLN w zaledwie 10 miesięcy jest twardym dowodem na to, że system stanowi stabilny fundament stymulujący zrównoważony wzrost wolumenu sprzedaży rok do roku (r-r) w skali całej Europy.

Ocena współpracy i relacje: Skomplikowana natura wdrożenia nie odbiła się na jego jakości. Klient był wysoce zadowolony z przeprowadzonego procesu migracji oraz stabilności nowego środowiska.